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如何有效避免项目资源冲突?

2022-11-03

即使在资源有限的情况下,项目或版本也不会减少。即使随着时间的推移,部门的项目也会逐渐增加。已经运营的项目需要人力维护,同时也会有新的项目。此时,作为项目经理,我们需要不断思考如何有效避免项目资源冲突?如何不断推进领导交代的事情?我们不仅要做好领导交代的工作,更不要让自己成为各项工作的瓶颈。

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做好团队成员工作盘点

当多个项目并行时,这个成员盘点会起到很好的效果,因为一个表格可以让你清楚地看到每个阶段、每个项目的优先级以及相应项目投资的人员,包括可以动态调整的人力。当然,向领导发送团队成员工作库存也很重要,这也可以让领导清楚地知道每个人员投资上述情况,方便管理层及时做出决策


做好每一个项目RACE矩阵

RACI矩阵是《PMBOK资源管理指南中提到的其实是指南WBS之后,根据职责填写相应的RACI矩阵中。该矩阵的主要功能是在项目规划阶段正式向每个人实施资源,明确职责,履行职责。RACI矩阵能很好地平衡工作量,不会出现小王工作过载、小张工作不饱和的情况。


RACI矩阵,也被称为责任矩阵,为每个计划和每个版本制作一个责任矩阵,也可以在一定程度上授权团队成员。这里有一个温暖的提醒,当某人需要做什么时,它必须是“小王,你负责这个需求”,而不是“小王,你支持这个需求”,虽然意思相似,但产出结果会是两码事。


RACI矩阵制作矩阵,一个矩阵Excel可以做到。在腾讯,公司内部有一家公司。TAPDTencentAgileProductDevelopment,腾讯敏捷产品研发平台)项目管理工具可以设置这样的表格。该表制作完成后,项目组和管理层可以看到,使团队能够相互监督和信任。


充分了解团队成员

充分了解团队成员是从合格的项目经理到优秀的项目经理必须具备的能力,即充分了解团队成员。


一个团队将涉及许多成员,包括计划、开发、艺术、测试人员等。作为项目经理,我们需要充分了解每个团队成员的优势和特点,以便更容易安排项目工作。


对于成熟的团队来说,或者项目经理已经和团队成员一起做了几个项目,了解团队成员并不难;如果是新项目,团队需要一个过程,然后你可以找到每个团队成员的职能经理,首先了解他们的能力和特点,然后在实际项目推广过程中,收集相关数据,以确认早期理解,方便团队成员在后期发挥优势。


当项目经理非常了解团队成员时,一旦接到新的任务或临时需求,就可以更积极地处理。


准确评价,合理规划

在上述几点的基础上,当老板有新的需求时,我们应该首先准确地评估需求或项目在许多项目中的优先级,通过优先级,我们合理地规划更高优先级的版本或项目的人员投资。

因此,从另一个角度来看,并不是没有人这样做,而是调整优先级,以最大限度地满足每个项目的需求。


客观评估风险,提前预见资源冲突

领导解释一个项目,如果项目经理拍胸脯说“领导,我们必须努力完成”,这是一种不可靠、不专业的做法。经过准确的评估、合理的规划,还需要客观的风险评估。


在分析可能出现的风险的同时,还应根据各项目的实际情况提出相应的解决方案和人工使用建议,然后与管理层讨论,形成最终决议,方便后续项目的推广。如果你拍拍胸脯说:“领导,我们必须努力完成”但实际上,拆东墙补西墙可能会导致两个项目甚至多个项目难以共同推广,也会导致成员之间的吐槽和抱怨。


及时沟通汇报

多思考、多沟通、多报告是解决人力资源冲突的最佳途径。特别是当各项目有序进行,突然穿插其他任务时,要及时沟通报告项目情况,让领导第一时间了解项目信息,方便他们做出决策,提高管理层对项目经理的满意度。

在全面看待资源冲突时,完全避免项目中的资源冲突是不现实的。在后来负责多个项目和版本的过程中,作者最大的感受是总是有无穷无尽的事情,总是有更高的优先级项目和事情,但作为项目经理,我们应该有能力提前发现问题,或者慢慢培养提前发现问题的能力,所以在遇到问题时,总是有办法想象。


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